Teniendo en cuenta que el verano se acerca y que, por tanto, antes de irnos de vacaciones la mayoría de las empresas deberán haber formulado, aprobado y depositado las cuentas anuales en el Registro Mercantil, a continuación hacemos un breve resumen de las preguntas más frecuentes o dudas más habituales que pueden surgirles en relación a la aprobación de las cuentas anuales:

1.-  ¿Qué es la formulación de las cuentas anuales? Es la preparación de la documentación relativa a las cuentas sociales (donde se determina el resultado del ejercicio social cerrado y la propuesta de distribución del mismo) que, posteriormente, se presenta a la Junta para su aprobación.

2. ¿Quién debe formular las cuentas anuales de una Sociedad? El órgano de Administración de la Compañía. En el supuesto que una Sociedad tenga Consejo de Administración, la formulación de las cuentas corresponderá a dicho Consejo, no siendo posible la delegación de esta función en un Consejero Delegado (en caso que la sociedad hubiese nombrado alguno). 

3.- ¿Cuál es el plazo para realizar dicha formulación? La ley establece un plazo máximo de 3 meses desde la fecha de cierre del ejercicio social.

4.- ¿Y el plazo legal para aprobar las cuentas anuales? El plazo máximo es de 6 meses desde la fecha de cierre del ejercicio social.

5.- ¿Quién debe aprobar las cuentas anuales? La Junta General de Socios o de Accionistas (según nos encontremos ante una S.L. o una S.A).

6.- ¿Existe un plazo para presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil? Sí, deberán presentarse dentro del mes siguiente a su aprobación por la Junta General.

(Por ejemplo, si una Sociedad cierra su ejercicio social a 31 de diciembre –que es lo más habitual-, el plazo máximo para formular las cuentas anuales será el 31 de marzo; el de aprobación de las mismas, el 30 de junio; y el de su presentación  en el Registro Mercantil, el 30 de julio).

7.- ¿Cuándo conviene convocar la Junta para aprobar las cuentas? Salvo que estemos totalmente seguros que la Junta vaya a ser Universal (esto es, que vaya asistir el 100% del capital social, ya sea personalmente o debidamente representado) y que los asistentes decidan por unanimidad celebrar la Junta con dicho carácter Universal, la Junta deberá convocarse siempre obligatoriamente. Por tanto, en caso de duda sobre la posible asistencia de algún socio o accionista, y/o en caso que no exista buena relación entre los mismos, aconsejamos siempre convocar la Junta para evitar problemas y asegurarnos que la constitución de la Junta sea válida.

8.- ¿Quién debe convocar la Junta General? El Órgano de Administración de la Sociedad.

9.- ¿Cuál es el contenido mínimo que debe tener la convocatoria? La convocatoria de la Junta debe realizarse de conformidad a los requisitos establecidos en la ley y en los Estatutos de la Sociedad. Entre otros, deberán constar en dicha convocatoria los siguientes puntos: nombre de la Sociedad, fecha y hora de la Junta, orden del día, cargo de la persona/s que convocan la Junta, así como se deberá hacer constar expresamente, el derecho que asiste a cualquier socio, a partir de dicha convocatoria, a obtener de la Sociedad, de forma inmediata y gratuita, los documentos que han de ser sometidos a la aprobación de la Junta (en este caso concreto, los documentos comprensivos de las cuentas anuales incluidos, en su caso, el informe de gestión y de auditoría).

Por tanto, es muy importante verificar que la convocatoria cumpla con todos  los requisitos legales y estatutarios previstos, ya que, en caso contrario, ésta será nula, comportando así, la nulidad de la Junta y de los acuerdos adoptados en la misma. 

A su vez, deberemos también comprobar que antes de convocar la Junta, tengamos preparados todos los documentos relativos a las cuentas anuales que habrán de ser sometidos a su aprobación, dado que cualquier socio está facultado para solicitarlos.

10.-  ¿Cómo se debe enviar o publicar dicha convocatoria? Si la Sociedad tiene página web, mediante anuncio publicado en la misma siempre que la web conste debidamente inscrita en el Registro Mercantil. En caso contrario, mediante anuncio publicado en el Boletín Oficial del Registro Mercantil y en uno de los diarios de mayor circulación en el municipio donde se encuentre el domicilio social. No obstante lo anterior, los Estatutos de la Sociedad (ya sea S.L o S.A) podrán sustituir estos sistemas por la comunicación individual y escrita de dicha convocatoria (a través de mecanismos que aseguren la correcta recepción) a todos los socios de la Compañía, por ejemplo, a través de burofax o carta certificada con acuse de recibo.

11. ¿Qué plazo mínimo debe existir entre la fecha de publicación del anuncio  de convocatoria y el día previsto para la Junta? 1 mes para las S.A, y 15 días para las S.L. Dicho plazo empezará a computarse desde el día siguiente a la publicación de la convocatoria en la página web de la Sociedad o desde la publicación del último anuncio en el diario o BORME. En caso de convocatoria individual a cada socio, el plazo se computará a partir de la fecha en que se hubiese remitido el anuncio de convocatoria al último de los socios.

12. ¿Se podrá tratar en dicha Junta General otros asuntos además de la aprobación de las cuentas anuales? Sí, se podrán tratar más asuntos siempre y cuando los mismos hayan sido debidamente incluidos en el Orden del Día de la convocatoria. En caso que los socios decidan expresamente que la Junta se celebre con carácter Universal, se podrán tratar todos los asuntos que éstos deseen.

13.- ¿Interesa expresamente que en la celebración de dicha Junta se trate algún otro tema además de la aprobación de las cuentas anuales? Sí, otro asunto estrechamente ligado a las cuentas anuales y a menudo el gran olvidado: la aprobación (si procede), de la gestión del Órgano de Administración de la Sociedad. Evidentemente, deberá incluirse dicho punto en el Orden del Día de la convocatoria en caso que desee tratarse en la Junta.

14. ¿Quién puede solicitar complemento de convocatoria? Aquéllos accionistas que representen al menos el 5% del capital social podrán solicitar, dentro de los 5 días siguientes a la publicación de la convocatoria, un complemento a la misma incluyendo más puntos a tratar en la Junta General. Dicho complemento deberá publicarse con 15 días de antelación a la fecha fijada para ésta, ya que en caso contrario, será causa de nulidad de la reunión. Se trata únicamente de un  derecho que la ley de Sociedades de Capital reconoce para las S.A.

15.- ¿Dónde se deberá celebrar la Junta? Salvo que la Junta sea universal (que se podrá celebrar donde deseen los socios), la Junta deberá celebrarse dentro del municipio donde la Compañía tenga su domicilio social.

(Por ejemplo, si una sociedad tiene su domicilio social en Barcelona y decide hacer la Junta en Gavá sin que sea Universal, dicha Junta será nula).

16. ¿Tienen los socios de las Sociedades Limitadas derecho a examinar algún otro documento adicional? Sí, de conformidad a la ley y salvo disposición contraria en los Estatutos, los socios que representen al menos el 5% del capital de la Sociedad de Responsabilidad Limitada, podrán examinar en el domicilio social, por sí solos o con un experto contable, los documentos que sirvan de soporte y de antecedente de las cuentas anuales.

A diferencia del derecho de complemento de convocatoria aplicable sólo a los socios de Sociedades Anónimas, éste se trata de un derecho que la ley reconoce únicamente para los socios de Sociedades de Responsabilidad Limitada.

17.- ¿Qué es el derecho de información que asiste a los socios?

Recuérdese que todos los socios y accionistas tienen derecho a solicitar a los administradores de la Compañía la información que consideren oportuna sobre los asuntos comprendidos en el orden del día (en el caso de las S.A, los accionistas podrán solicitar dicha información hasta el 7º día anterior a la fecha prevista para la Junta). Los administradores estarán obligados a facilitarla salvo que consideren que con dicha difusión pueda perjudicarse el interés social. No obstante lo anterior, no podrán negarse a facilitar la información solicitada cuando la petición provenga de  socios o accionistas que representen, al menos, el 25% del capital social. 

18. ¿Puede solicitarse la presencia de un notario en la Junta General? Sí, los administradores podrán requerir la presencia de notario voluntariamente cuando lo consideren oportuno, y estarán obligados a hacerlo siempre que, con al menos 5 días de antelación al previsto para la celebración de la Junta, lo soliciten socios que representen al menos el 1% del capital social en las S.A o el 5% en caso de S.L.

Esta opción es especialmente recomendable cuando interesa dejar constancia de todo lo que acontece en la Junta, ya sea porque los socios no están bien avenidos, ya porque preveamos que, por los motivos que sea, va a ser una Junta especialmente conflictiva.

Los honorarios notariales serán a cargo de la Sociedad.

19.- ¿Puede nombrarse un auditor de cuentas aunque la Sociedad no esté obligada a auditarse? Sí, antes de la finalización del ejercicio social, la Sociedad o su Órgano de Administración podrá nombrar voluntariamente Auditor de cuentas e inscribirlo en el Registro Mercantil. En caso que no esté nombrado e inscrito en el Registro, la ley reconoce el derecho de la minoría a que, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio,  pueda solicitar al Registro Mercantil el nombramiento de un auditor de cuentas para ese ejercicio, siempre con cargo a la Sociedad.

20. ¿Qué se debe hacer una vez aprobadas las cuentas anuales?

En primer lugar, redactar el acta de Junta correspondiente, transcribirla al libro Oficial de Actas de la Sociedad y firmarla por todos los socios asistentes a la reunión, incluyendo el Presidente y Secretario de la misma. Posteriormente, el Órgano de Administración deberá expedir el correspondiente certificado y presentar éste, conjuntamente con el resto de documentación relativa a las cuentas anuales (entre otra, el Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, estado de cambios en el Patrimonio Neto, Memoria, y estado de Flujos de Efectivo, etc.) en el Registro Mercantil hasta que quede depositada correctamente.  

En conclusión, una correcta planificación de la Junta es esencial para asegurarse la válida constitución de la misma, así como, en su caso, de los acuerdos que en ésta se adopten. Como siempre, en ESTUDI JURÍDIC SÁNCHEZ & DE CANALS estamos a su entera disposición para resolver las posibles dudas que puedan surgirles al respecto.  

Publicado por Anna Vázquez Vargas 

Tenint en compte que l’estiu s’acosta, per tant, abans d’anar-nos de vacances la majoria de les empreses haurien d’haver formulat, aprovat i disposat els comptes anuals en el Registre Mercantil, a continuació fem un breu resum de les preguntes més freqüents o dubtes més habituals que poden sorgir-los en relació a l’aprovació dels comptes anuals:

1.-  Què és la formulació de les comptes anuals? És la preparació de la documentació relativa als comptes socials (on es determina el resultat de l’exercici social tancat i la proposta de distribució del mateix) que, posteriorment, es presenta  al Junta per a la seva aprovació.

 2. Qui ha de formular els comptes anuals d’una Societat? L’òrgan d’Administració de la Companyia. En el supòsit que una Societat tingui Consell d’Administració, la formulació dels comptes correspondrà a aquest Consell, no sent possible la delegació d’aquesta funció en un Conseller Delegat (en cas que la societat hagués nomenat algun).

3.- Quin és el el termini per realitzar aquesta formulació? La llei estableix un termini màxim de 3 mesos des de la data de tancament de l’exercici social.

4.- I el termini legal per a aprovar els comptes anuals? El termini màxim és de 6 mesos des de la data de tancament de l’exercici social.

5.- Qui ha d’aprovar els comptes anuals? La Junta General de Socis o d’ Accionistes (segons ens trobem davant una S.L. o una S.A).

6.- Existeix un termnini per a presentar els comptes anuals en el Registre Mercantil? Sí, haurien de presentar-se dintre del mes següent a la seva aprovació per la Junta General.

(Per exemple, si una Societat tanca el seu exercici social a 31 de desembre – que és el més habitual -, el termini màxim per a formular els comptes anuals serà el 31 de Març; el d’aprovació de les mateixes, el 30 de Juny; i el de la seva presentació en el Registre Mercantil, el 30 de Juliol).

7.- Quan convé convocar la Junta per a aprovar els comptes? Tret que estiguem totalment segurs que la Junta vagi a ser Universal (això és, que vaig assistir el 100% del capital social, ja sigui personalment o degudament representat) i que els assistents decideixin per unanimitat celebrar la Junta amb aquest caràcter Universal, la Junta haurà de convocar-se sempre obligatòriament. Per tant, en cas de dubte sobre la possible assistència d’algun soci o accionista, i/o en cas que no existeixi bona relació entre el smateixos, vam aconsellar sempre convocar la Junta per a evitar problemes i assegurar-nos que la constitució de la Junta sigui vàlida.

8.- Qui ha de convocar la Junta General? L’Òrgan d’Administració de la Societat.

9.- Quin és el contingut mínim que ha de tenir la convocatòria? la convocatòria de la Junta ha de realitzar-se de conformitat als requisits establerts en la llei i en els Estatuts de la Societat. Entre uns altres, haurien de constar en aquesta convocatòria els següents punts: nom de la Societat, data i hora de la Junta, ordre del dia, càrrec de la persona/s que convoquen la Junta, així con s’haurà de fer constar expressament, el dret que assisteix a qualsevol soci, a partir d’aquesta convocatòria, a obtenir de la Societat, de forma immediata i gratuïta, els documents que han de ser sotmesos a l’aprovació de la Junta (en aquest as concret, els documents comprensius dels comptes anuals inclososm si escau, l’informe de gestió i d’auditoria).

Per tant, és molt important verificar que la convocatòria compleixi amb tots els requisits legals i estatuaris previstos, ja que, en cas contrari, aquesta serà nul·la, comprovant així, la nul·litat de la Junta i dels acords adoptats en la mateixa.

Al seu torn, hauríem de també comprovar que abans de convocar la Junta, tinguem preparats tots els documents relatius als comptes anuals que hauran de ser sotmesos a la seva aprovació, atès que aqualsevol soci està facultat per a sol·licitar-los.

10. Com s’ha d’enviar o publicar aquesta convocatòria? Si la Societat té pàgina web, mitjançant anunci publicat en la mateixa sempre que la web consti degudament inscrita en el Registre Mercantil. En cas contrari, mitjançant anunci publicat en el Butlletí Oficial del Registre Mercantil i en un dels diaris de major circulació en el municipi on es trobi el domicili social. No obstant això l’anterior, els Estatuts de la Societat (ja sigui S.L o S.A) podran substituir aquests sistemes per la comunicació individual i escrita d’aquesta convocatòria ( a través de mecanismes que assegurin la correcta recepció) a tots els socis de la Companyia, per exemple, a través de burofax o carta certificada amb justificant de recepció.

11. Quin termini mínim ha d’existir entre la data de  publicació de l’anunci de convocatòria i el dia previst per a la Junta? 1 mes per a les S.A, y 15 dies per a les S.L. Aquest termini començarà a computar-se des de l’endemà a la publicació de la convocatòria en la pàgina web de la Societat o des de la publicació de l’últim anunci en el diari o BORME. En cas de convocatòria individual a cada soci, el termini es computarà a partir de la data que s’hagués remès l’anunci de convocatòria a l’últim dels socis.

12. es podrà tractar en aquesta Junta General altres assumptes a més de l’aprovació dels comptes anuals? Sí, es podran tractar més assumptes sempre que els mateixos hagin estat degudament inclosos en l’Ordre del Dia de la convocatòria. En cas que els socis decideixin expressament que la Junta se celebri amb caràcter Universal, es podran tractar tots els assumptes que aquests desitgin.

13.- Interessa expressament que en la celebració d’aquesta Junta es tracti algun altre tema de l’aprovació dels comptes anuals? Sí, altre assumpte estretament lligat als comptes anuals i sovint el gran oblidat: l’aprovació (si escau), de la gestió de l’Òrgan d’Administració de la Societat. Evidentment, haurà d’incloure’s aquest punt en l’Ordre del Dia de la convocatòria en cas que desitgi tractar-se en la Junta.

14. Qui pot sol·licitar complement de convocatòria? Aquells accionistes que representin almenys el 5% del capital social podran sol·licitar, dintre dels 5 dies següents a la publicació de la convocatòria, un complement a la mateixa incloent més punts a tractar en la Junta General. Aquest haurà de publicar-se amb 15 dies d’antelació a la data fixada per a aquesta, ja que en cas contrari, serà causa de nul·litat de la reunió. Es tracta d’un dret que la llei de Societats de Capital reconeix per  a les S.A.

15.- O s’haurà de celebrar la Junta? Tret que la Junta sigui universal ( que es podrà celebrar on desitgin els socis), la Junta haurà de celebrar-se dintre del municipi on la Companyia tingui el seu domicili social.

(Per exemple, si una societat té el seu domicili social a Barcelona i decideix fer la Junta en Gavá sense que sigui Universal, aquesta Junta serà nul·la).

16. Tenen els socis de les Societats Limitades dret a examinar algun altre document addicional? Sí, de conformitat a la llei i excepte disposició contrària en els Estatuts, els socis que representin almenys el 5% del capital de la Societat de Responsabilitat Limitada, podran examinar en el domicili social, per si sols o amb l’antecedent dels comptes anuals.

A diferència del dret de complement de convocatòria aplicable només als socis de Societats Anònimes, aquest es tracta d’un dret queb la llei reconeix únicament per als socis de Societats de Responsabilitat Limitada.

17.- Què és el dret d’informació que assisteix als socis?

Recordi’s que tots els socis i accionistes tenen dret a sol·licitar als administradors de la Companyia la informació que considerin oportuna sobre els assumptes compresos en l’ordre del dia (en cas de les S.A, els accionistes podran sol·licitar questa informació fins al 7º dia anterior a la data prevista per a la Junta). Els administrador estaran obligats a facilitar-la tret que considerin que amb aquesta difusió pugui perjudicar-se l’interès social. No obstant això l’anterior, no podran negar-se a facilitar la informació sol·licitada quan la petició provingui de socis o accionistes que representin, almenys, el 25% del capital social.

18. Pot sol·licitar-se la presència d’un notari en la Junta General? Sí, els administradors podran requerir la presència de notari voluntàriament quan ho considerin oportú, i estaran obligats a fer-lo sempre que, amb almenys 5 dies d’antelació al previst per a la celebració de la Junta, ho sol·licitin socis que representin almenys el 1% del capital social en les S.A o el 5% en cas de S.L.

Aquesta opció és especialment recomanable quan interessa deixar constància de tot el que esdevé en la Junta, ja sigui perquè els socis no estan bé avinguts, ja perquè prevegem que, pels motius que sigui, va a ser una Junta especialment conflictiva.

Els honoraris notarials serà a càrrec de la Societat.

19.- Pot nomenar-se un auditor de comptes encara que la Societat no estigui obligada a auditar-se? Sí, abans de la finalització de l’exercici social, la Societat o el seu Òrgan d’Administració podrà nomenar voluntàriament Auditor de comptes i inscriure’l en el Registre Mercantil. En cas que no estigui nomenat i inscrit en el Registre Mercantil, la llei reconeix el dret de la minora que, dintre dels tres mesos següents al tancament de l’exercici, pugui sol·licitar al Registre Mercantil el nomenament d’un auditor de comptes per aquest exercici, sempre a càrrec de la Societat.

20. Què s’ha de fer una vegada aprovades els comptes anuals?

En primer lloc, redactar l’acta de Junta corresponent, transcriure-la al llibre Oficial d’Actes de la Societat i signar-la per tots els socis assistents a la reunió, incloent el President i Secretari de la mateixa. Posteriorment, l’Òrgan d’Administració haurà d’expedir el corresponent certificat i presentar aquest, conjuntament amb la resta de documentació relativa als comptes anuals (entre una altra, el Balanç, Compte de Pèrdues i Guanys, estat de canvis en el Patrimoni Net, Memòria, i estat de Fluxos d’Efectiu, etc.) en el Registre Mercantil fins que quedi dipositada correctament..  

En conclusió, una correcta planificació de la Junta és essencial per al assegurar-se la vàlida constitució de la mateixa, així com, si escau, dels acords que en aquesta s’adoptin. Com sempre, en ESTUDI JURIDI SÁNCHEZ & DE CANALS estem a la seva sencera disposició per a resoldre els possibles dubtes que puguin sorgir-los referent a això.

Publicat per Anna Vázquez Vargas