Le recordamos que de acuerdo con la Instrucción de 12 de febrero de 2015 y la de 1 de julio de 2015  de la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN), sobre legalización de libros de los empresarios, en aplicación de lo dispuesto en la Ley 14/2013 de emprendedores, también para este año 2016, los libros de actas, socios y contables del ejercicio 2015, sólo se podrán diligenciar en formato electrónico y presentarse en el Registro Mercantil por vía telemática.

Si el ejercicio contable se corresponde con el año natural, del 01-01-2015 al 31-12-2015, en este caso, el plazo para realizar la legalización de los libros contables será hasta el 30 de abril de 2016 en el Registro Mercantil competente.

Le informamos que, de conformidad a la ley, todo empresario deberá llevar los siguientes libros:

– Un libro de inventarios y Cuentas Anuales
– Un libro Diario
– Un libro de actas de las Juntas generales y, en su caso, de los órganos colegiados de la sociedad
– Un libro Registro de Acciones Nominativas (Sociedades Anónimas)
– Un libro Registro de Socios (Sociedades Limitadas)
– Libro Registro de contratos (Sólo Sociedades Unipersonales)

Recuerde que a partir del ejercicio 2015…

– Todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios deberán cumplimentarse en soporte electrónico y su legalización y presentación, en su caso, se realizará por vía telemática dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

 – El Registro Mercantil competente será el que le corresponda por razón del domicilio.

 – No obstante lo anterior, los libros ya legalizados en blanco por el Registro Mercantil (sean de actas, de registro de socios o de acciones nominativas, o de otra índole) podrán incluir todas las actas y/o asientos contables hasta el ejercicio 2014 (inclusive) siempre y cuando los mismos no hayan sido transcritos en un libro en formato electrónico y presentados en el Registro Mercantil vía telemática. En el caso de que los empresarios no dispongan de hojas en blanco suficientes para incorporar todas las actas o asientos correspondientes al ejercicio 2014, podrán solicitar del Registro Mercantil la legalización de libros u hojas en blanco que resulten necesarias.

 – Una vez finalizado este último ejercicio social (ejercicio 2014), se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia. Si en dichos libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social citado, asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se procederá igualmente al cierre del libro en cuestión, trasladando dicho asientos, contratos o actas, al libro correspondiente que deberá enviarse telemáticamente.

 – En relación a las actas de la Sociedad (incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único), en cada ejercicio se deberá legalizar (dentro del plazo anteriormente citado) un libro que contenga las actas del ejercicio precedente. Dicho libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o bien,  un libro para cada uno de los órganos colegiados (por ejemplo, un libro para las Actas que recojan los acuerdos adoptados por la Junta de Socios, y otro libro diferente, que recoja las actas de las sesiones del Consejo de Administración). Será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio. Importante: Todas estas actas deberán estar firmadas por todos los socios, y en caso de existir Consejo de Administración, las correspondientes actas de las reuniones del Consejo, por todos los consejeros.

 – En cualquier momento del ejercicio social se podrán legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria estas actas.

 – Podrán ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores. De la misma forma podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas o libros registro de socios, aunque resulte del libro presentado a legalización que no ha sido legalizado el libro inicial.

 – Los libros registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados hasta el cierre del ejercicio 2014. A partir de dicha fecha, se procederá de forma similar a la anteriormente establecida para el libro de actas, incluyendo la diligencia de cierre que debe incorporarse a los libros en blanco ya legalizados.

En todo caso, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatros meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas. Así pues, en el supuesto de ya tener legalizado un libro Registro de Socios o de Acciones Nominativas, sólo deberá legalizarse un nuevo libro en el Registro Mercantil, en soporte electrónico, en caso que en el año 2015 se haya realizado alguna operación que afecte a la titularidad de las acciones o participaciones (por ejemplo, compraventa de acciones, aumento o reducción de capital, donación de participaciones, fusión, etc).

 – A efectos de rectificación de libros de cualquier clase ya legalizados, se deberá incluir en el fichero correspondiente del envío de rectificación, un archivo en el que conste certificación del órgano de administración por el que se dé cuenta del error cometido, en unión del archivo rectificado en el que constarán los datos correctos.

 – En caso de pérdida, sustracción, destrucción física o informática, o robo de los libros de socios o acciones nominativas, se podrá legalizar un libro con el contenido de los libros inutilizados por cualquier causa, siempre que se acredite por denuncia policial o por acta notarial los hechos anteriormente señalados. A estos efectos se incluirá el acta o la denuncia en fichero anexo a la petición de la legalización de los libros.

 – Las sociedades, cualquiera que sea la fecha de su constitución, que no hubieran legalizado su libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de contratos de socio único con la sociedad, en el momento posterior a la constitución de la sociedad, bien con arreglo a la legislación anterior o a la que ahora se desarrolla, y así resulte de los archivos del registro, podrán incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre. El valor probatorio de estos libros será apreciado, en su caso, por los Tribunales.

 Por todo ello, y en aras a evitar posibles sanciones, le recomendamos que verifique que tenga debidamente legalizados todos los libros exigidos por la ley, así como, que los mismos están debidamente cumplimentados hasta  fecha de hoy. En caso que no los tenga al día y desee regularizar su situación, o en caso de cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto, no duden en ponerse en contacto con este despacho profesional.

Els recordem que de conformitat amb la Instrucció del 12 de febrer de 2015 i la d’1 de juliol de 2015 de la Direcció General dels Registres i del Notariat (DGRN), sobre la legalització de llibres dels empresaris, en aplicació del que es disposa en la Llei 14/2013 d’emprenedors, també per aquest any 2016, els llibres d’actes, socis i comptables de l’exercici 2015, només es podran diligenciar en format electrònic i presentar-se al Registre Mercantil per via Telemàtica

Si l’exercici comptable es correspon amb l’any natural, del 01-01-2015 al 31-12-2015,
en aquest cas, el termini per realitzar la legalització dels llibres comptables serà fins al 30 d’abril de 2016 en el Registre Mercantil competent.

Els informem que, de conformitat a la llei, tot empresari haurà de portar els següents llibres:

– Un llibre d’ inventari i Comptes Anuals
– Un llibre Diari
– Un llibre d’actes de les Juntes Generals i, en el seu cas, dels òrgans col·legiats de la societat
– Un llibre Registre d’Accions Nominatives (Societats Anònimes)
– Un llibre Registre de Socis (Societats Limitades)
– Llibre Registre de contractes (Només Societats Unipersonals)

Recordi que a partir de l’exercici 2015…

–  Tots els llibres que obligatòriament han de portar els empresaris hauran d’emplenar-se en suport electrònic i la seva legalització i presentació, si escau, es realitzarà per via telemàtica dins dels quatre mesos següents al tancament de l’exercici social.

– El Registre Mercantil competent serà el que li correspongui per raó del domicili.

-No obstant l’anterior, els llibres ja legalitzats en blanc pel Registre Mercantil (siguin de socis o d’accions nominatives, o d’una altre índole) podran incloure totes les actes i/o assentaments comptables fins l’exercici 2014 (inclòs) sempre que els mateixos no hagin estat transcrits en un llibre en format electrònic i presentats al Registre Mercantil via telemàtica. En el cas que els empresaris no disposin de fulles en blanc suficients per incorporar totes les actes o assentaments corresponents a l’exercici 2014, podran sol·licitar al Registre Mercantil la legalització de llibres o fulles en blanc que resultin necessàries.

 – Un a vegada finalitzat aquest últim exercici social (exercici 2014), es procedirà al tancament dels esmentats llibres mitjançant diligències, tancament que s’acreditarà en el primer enviament telemàtic dels llibres, amb la incorporació d’un arxiu que inclogui la certificació de l’òrgan d’administració que faci constar aquesta circumstància. Si en aquests llibres s’han transcrit amb posterioritat al tancament de l’esmentat l’exercici social, assentaments comptables, contractes o actes d’un exercici posterior, es procedirà igualment al tancament del llibre en qüestió, traslladant aquest assentaments, contractes o actes, a un nou llibre que haurà d’enviar-se telemàticament.

– En relació a les actes de la Societat (incloent les decisions adoptades pel soci únic), en cada exercici s’haurà de legalitzar (dins del termini anteriorment indicat) un llibre que contingui les actes de l’exercici precedent. Aquest llibre podrà ser únic per a les actes de tots els òrgans col·legiats de la societat, o bé, un llibre per a cadascun dels òrgans col·legiats (per exemple, un llibre per  les Actes que recullin els acords adoptats per la Junta de Socis, i un altre diferent, que reculli les actes de les sessions del Consell d’Administració). Serà necessari que a cadascun d’aquests llibres consti la data d’obertura i tancament de l’exercici. Important: Totes aquestes actes hauran d’ésser signades per tots els socis, i en cas d’existir Consell d’Administració, les corresponents actes de les reunions del Consell, per tots els consellers.

– A qualsevol moment de l’exercici social es podran legalitzar “llibres de detalls d’actes” amb actes de l’exercici corrent a efectes probatoris o de qualsevol altra naturalesa, i sense perjudici i que en el llibre d’actes de tot l’exercici s’incloguin de forma obligatòria aquestes actes.

– Podran ser d’objecte de legalització els llibres d’actes d’un determinat exercici sense que l’estigui l’immediatament anterior o anteriors. De la mateixa forma, podran legalitzar-se llibres registre d’accions nominatives o llibres registre de socis, encara que resulti del llibre presentat a legalització que no ha estat legalitzat el llibre inicial.

– Els llibres registre de socis o d’accions nominatives ja legalitzats en blanc, podran ser objecte d’utilització per als negocis jurídics sobre participacions o accions celebrats fins al tancament de l’exercici 2014. A partir d’aquesta data, es procedirà de forma similar a l’anteriorment establerta per al llibre d’actes, incloent la diligència de tancament que ha d’incorporar-se als llibres en blanc ja legalitzats.

 En tot cas, una vegada inscrita la societat en el Registre Mercantil, s’haurà de legalitzar un llibre, que serà primer d’ordre, en el qual consti la titularitat inicial dels fundadors. Una vegada legalitzat aquest llibre només serà obligatoria la legalització d’un nou llibre en els quatre mesos següents a la finalització de l’exercici i en el qual s’hagin produït qualsevol alteració en la titularitat inicial o successiva de les participación o accions o s’haguessin constituït gravàmens sobre les mateixes.

Així doncs, en el supòsit de ja tenir legalitzat un llibre Registre de Socis o d’Accions Nominatives, només haurà de legalitzar-se un nou llibre en el Registre Mercantil, en suport electrònic, en el supòsit que a l’any 2015 s’hagi realitzat alguna operació que afecti a la titularitat de les accions o participacions (per exemple, compravenda d’accions, augment o reducció de capital, donació de participacions, fusió, etc).
En relació a la rectificació de llibres de qualsevol classe ja legalitzats, s’haurà d’incloure en el fitxer corresponent de l’enviament de rectificació, un arxiu en el qual consti certificació de l’òrgan d’administració pel qual s’adoni de l’error comès, en unió de l’arxiu rectificat en el qual constaran les dades correctes.

En cas de pèrdua, subtracció, destrucció física o informàtica, o robatori dels llibres d’actes, de socis o accions nominatives, es podrà legalitzar un llibre amb el contingut dels llibres inutilitzats per qualsevol causa, sempre que s’acrediti per denúncia policial o per acta notarial els fets anteriorment assenyalats. A aquests efectes s’inclourà l’acta o la denúncia en fitxer annex a la petició de la legalització dels llibres

Les societats, qualsevol que sigui la data de la seva constitució, que no haguessin legalitzat llibre d’actes, de socis, d’accions nominatives o de contractes de soci únic, al moment posterior a la constitució de la societat (bé  de conformitat  a la legislació anterior o a la qual ara es desenvolupa, i així resulti dels arxius del registre), podran incloure en els primers llibres d’aquestes classes telemàtiques, totes les actes i vicissituds de la societat des de la data de la seva constitució fins a la data de tancament. El valor probatori d’aquests llibres serà benvolgut, si escau, pels tribunals.

Per tot això, i per a evitar possibles sancions, li recomanem que verifiqui que tingui degudament legalitzats tots els llibres exigits per la llei, així com que els mateixos, estan degudament complimentats  fins a la data d’avui. En cas que no els tingui al dia i desitgi regularitzar la seva situació, o en cas de qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquest tema, no dubtin a posar-se en contacte amb aquest despatx profesional.