La Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (“Ley de Emprendedores”) introdujo la obligación de cumplimentar los libros obligatorios de los empresarios en soporte electrónico y su legalización telemática (art. 18). No obstante, al no contemplar una regulación transitoria ni haber desarrollo reglamentario, no existía hasta la fecha un criterio unánime entre los distintos Registros Mercantiles sobre el momento de hacer efectiva la obligación.

En este sentido, en el BOE del día 16 de febrero de 2015, se ha publicado la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN), sobre legalización de libros de los empresarios, en aplicación de lo dispuesto en la Ley 14/2013, de 27 de septiembre.

El nuevo sistema de legalización de libros será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases –incluye actas y libro registro de socios o accionistas- respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013.

La regulación introducida por el artículo 18 de la referida ley, supone un profundo cambio del esquema legal hasta ahora vigente, viniendo el nuevo precepto a establecer tres obligaciones:

1. Los libros han de cumplimentarse en soporte electrónico,
2. Los libros han de ser legalizados tras su cumplimentación dentro de los cuatro meses siguientes al cierre social,
3. Los libros han de ser presentados telemáticamente en el Registro Mercantil competente para su legalización.

Consecuentemente y en relación al sistema anterior, la entrada en vigor del precepto implica que no cabe la legalización previa de libros encuadernados en blanco o de libros no encuadernados y formados por hojas en blanco; no cabe la legalización posterior de libros encuadernados en papel tras su utilización; no cabe presentar para su legalización los libros en soporte papel ni en soporte de disco u otro similar.

La ausencia de una previsión transitoria específica, provoca diversas cuestiones al respecto de la aplicación de la normativa.

Lo razonable, y ese parece el criterio aplicado por la mayoría de los Registros Mercantiles, es que la norma comience a aplicarse para los ejercicios iniciados a partir de la entrada en vigor de la norma y por lo tanto, para aquellos empresarios cuyo ejercicio coincida con el año natural, será a partir del 1 de enero de 2014. Por lo tanto, para la legalización de los libros del ejercicio 2014 deberán seguirse ya los criterios establecidos en la nueva norma.

La disparidad de criterios entre los Registros Mercantiles es tal, que ante la falta de desarrollo normativo y las posibles contradicciones que existen con el vigente Reglamento del Registro Mercantil, lo prudente es consultar previamente con el Registro que corresponda a cada sociedad, para realizar un adecuado asesoramiento.

Sin embargo, parece que sí hay criterios claros y unificados en cuanto a que, con carácter general:

• No se está permitiendo la legalización de nuevos libros de actas ni registro de socios o de acciones nominativas en papel y en blanco, por ejemplo de sociedades de nueva constitución o aquellas que deseen regularizar la situación de sus libros de actas de ejercicio pasados,

• Tampoco hay duda respecto a las sociedades con ejercicio social partido, que lo hayan iniciado con posterioridad al 29 de septiembre de 2013, al igual que para las sociedades con cierre al 31 de diciembre respecto al ejercicio iniciado el 1 de enero de 2014, que ya deben cumplir las nuevas obligaciones en materia de legalización de libros del artículo 18 de la Ley de Emprendedores.

En resumen, las principales novedades que se introducen en materia de legalización de libros estriban en:

• que la llevanza de los libros contables (Libro de Inventario y Cuentas Anuales y Libro Diario) en soporte electrónico y su presentación telemática ha dejado de ser una opción y se ha convertido en una obligación y, por tanto, en la única forma posible de legalizar los libros contables y
• que la obligación anual de legalización de libros se ha extendido a los libros de actas de los órganos sociales (Junta General y Consejo de Administración), al libro registro de socios, en las sociedades limitadas, y al libro de acciones nominativas, en las sociedades anónimas.

Recordar por último, que los libros a legalizar son los que relaciona el artículo 25 del Código de Comercio, esto es:

– Libro de Inventarios y Cuentas anuales
– Libro Diario
– Libro de actas de las Juntas y de los órganos colegiados de la sociedad.
– Libro de Registro de Acciones Nominativas en el caso de Sociedad Anónima y el libro de

Registro de Socios en el caso de Sociedad Limitada.

– Libro de Registro de Contratos en el caso de Sociedad Unipersonal.
– Libro de Garantías otorgadas por la Sociedad de Garantía Recíproca
– Cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.

En Estudi Jurídic estamos estudiando la nueva regulación a fin de poder adaptar a nuestros clientes a la nuevas obligaciones que ésta implica. En caso que tengan dudas sobre las mismas, pueden contactar con nosotros en Estudi Jurídic Sánchez & De Canals para que les informemos al respecto.

Publicado por Andrea Serrano

La Llei 14/2013, de 27 de setembre, de suport als emprenedors i la seva internacionalització («Llei d’Emprenedors») va introduir l’obligació d’emplenar els llibres obligatoris dels empresaris en suport electrònic i la seva legalització telemàtica (art. 18). No obstant això, en no contemplar una regulació transitòria ni haver desenvolupament reglamentari, no existia fins a la data un criteri unànime entre els diferents registres mercantils sobre el moment de fer efectiva l’obligació.

En aquest sentit, al BOE del dia 16 de febrer de 2015, s’ha publicat la Instrucció de la Direcció General dels Registres i del Notariat (DGRN), sobre legalització de llibres dels empresaris, en aplicació del que disposa la Llei 14/2013, de 27 de setembre.

El nou sistema de legalització de llibres és aplicable als llibres obligatoris de totes classes –inclou actes i llibre registre de socis o accionistes– respecte d’exercicis oberts a partir del dia 29 setembre 2013.

La regulació introduïda per l’article 18 de la referida llei, suposa un profund canvi de l’esquema legal fins ara vigent, venint el nou precepte a establir tres obligacions:

1. Els llibres han d’emplenar-se en suport electrònic,

2. Els llibres han de ser legalitzats després de complimentar-los i dins dels quatre mesos següents al tancament de l’exercici social,

3. Els llibres han de ser presentats telemàticament al Registre Mercantil competent per a la seva legalització.

Conseqüentment i en relació al sistema anterior, l’entrada en vigor del precepte implica que no cap la legalització prèvia de llibres enquadernats en blanc o de llibres no enquadernats i formats per fulls en blanc; ni la legalització posterior de llibres enquadernats en paper després de la seva utilització; ni es poden presentar per a la seva legalització els llibres en suport paper ni en suport de disc o un similar.

L’absència d’una previsió transitòria específica, provoca diverses qüestions referents a l’aplicació de la normativa.

El raonable, i aquest sembla el criteri aplicat per la majoria dels Registres Mercantils, és que la norma comenci a aplicar-se per als exercicis iniciats a partir de l’entrada en vigor de la norma i per tant, per a aquelles empreses en que l’exercici coincideixi amb l’any natural, serà a partir de l’1 de gener de 2014. Per tant, per a la legalització dels llibres de l’exercici 2014 s’han de seguir els criteris establerts en la nova norma.

La disparitat de criteris entre els registres mercantils és tal, que davant la falta de desenvolupament normatiu i les possibles contradiccions que existeixen amb el vigent Reglament del Registre Mercantil, el més prudent és consultar prèviament amb el Registre que correspongui a cada societat, per realitzar un adequat assessorament.

Sembla, però, que sí que hi ha criteris clars i unificats en el fet que, amb caràcter general:

• No s’està permetent la legalització de nous llibres d’actes ni registre de socis o d’accions nominatives en paper i en blanc, per exemple de societats de nova constitució o aquelles que vulguin regularitzar la situació dels seus llibres d’actes d’exercici passats,

• Tampoc hi ha dubte respecte a les societats amb exercici social partit, que l’hagin iniciat amb posterioritat al 29 de setembre de 2013, de la mateixa manera que per a les societats amb tancament a 31 de desembre respecte a l’exercici iniciat l’1 de gener de 2014, que ja han de complir les noves obligacions en matèria de legalització de llibres de l’article 18 de la Llei d’Emprenedors.

En resum, les principals novetats que s’introdueixen en matèria de legalització de llibres consisteixen en:

• que la gestió dels llibres comptables (Llibre d’Inventari i Comptes Anuals i Llibre Diari) en suport electrònic i la seva presentació telemàtica ha deixat de ser una opció i s’ha convertit en una obligació i, per tant, en l’única forma possible de legalitzar els llibres comptables i

• que l’obligació anual de legalització de llibres s’ha estès als llibres d’actes dels òrgans socials (Junta General i Consell d’Administració), al llibre registre de socis, en les societats limitades, i al llibre d’accions nominatives, a les societats anònimes.

Recordar finalment, que els llibres a legalitzar són els que relaciona l’article 25 del Codi de comerç, és a dir:

– Llibre d’Inventaris i Comptes anuals

– Llibre Diari

– Llibre d’actes de les Juntes i dels òrgans col·legiats de la societat.

– Llibre de registre d’accions nominatives en el cas de Societat Anònima i el llibre de

Registre de Socis en el cas de Societat Limitada.

– Llibre de Registre de Contractes en el cas de Societat Unipersonal.

– Llibre de Garanties atorgades per la Societat de Garantia Recíproca

– Qualssevol altre que es porti per l’empresari en l’àmbit de la seva activitat.

Des d’Estudi Jurídic estem estudiant la nova regulació a fi de poder adaptar als nostres clients a la noves obligacions que aquesta implica. En cas que tinguin dubtes sobre les mateixes, poden contactar amb nosaltres a Estudi Jurídic Sánchez & De Canals perquè els informem al respecte.

Publicat per Andrea Serrano