Estando ya a finales del mes de Junio,  es muy probable que el próximo 30 de junio o antes, la mayoría de Compañías, cuya fecha de cierre del ejercicio social sea 31 de diciembre,  tenga previsto celebrar la Junta General de Socios y/o Accionistas para aprobar las cuentas anuales correspondientes al ejercicio 2015, cumpliendo de esta manera con el plazo legalmente conferido al efecto. En ese caso, le adjuntamos una serie de consejos/advertencias a tener en cuenta para la correcta celebración de la misma:

ŸVerificar que la Junta esté debidamente convocada: Atendiendo a que el plazo mínimo que debe existir entre la fecha de publicación del anuncio de convocatoria y la  fecha prevista para la celebración de la Junta es de 1 mes para las Sociedades Anónimas y de 15 días para las Sociedades Limitadas, es fácil que a la fecha del presente post dicho anuncio de convocatoria esté ya publicado (o debería estarlo). Por ese motivo, no entraremos a detallar los requisitos que debe cumplir dicha convocatoria, limitándonos simplemente a recordarles que, en caso que la convocatoria no cumpla con las menciones y/o requisitos legales y estatutarios, la misma será nula comportando, así, la nulidad de la Junta y de los acuerdos adoptados en la misma (salvo que finalmente, la Junta se declare con carácter de Universal estando presente el 100% del capital social). También, deberemos tener preparados todos los documentos que han de ser sometidos a la citada aprobación dado que cualquier socio o accionista está facultado para solicitarlos. A su vez, en las Sociedades de Responsabilidad Limitada, salvo disposición contraria de los estatutos, el socio o socios que representen al menos el 5% del capital están también facultados para examinar en el domicilio social (por sí solos o en unión de experto contable), los documentos que sirvan de soporte y de antecedente de las cuentas anuales desde la citada fecha de convocatoria.

Asuntos a tratar en la Junta: Recuerden que sólo podrán tratarse aquellos asuntos debidamente incluidos en el Orden del Día de la convocatoria. No obstante, en el supuesto que la Junta sea Universal, se podrán tratar todos los asuntos que deseen los socios.

De esta manera y partiendo de la base que la finalidad de la Junta sea la de aprobación de las cuentas anuales, los puntos fijos a tratar serían: 1) Aprobar las cuentas anuales del ejercicio anterior, 2) resolución sobre la aplicación del resultado y 3) aprobar, en lo menester, la gestión del Órgano de administración durante el citado ejercicio.

Sin embargo, también es frecuente que las Sociedades aprovechen la celebración de la mencionada “Junta Ordinaria” para tratar otros asuntos como pueden ser el nombramiento y/o reelección de miembros del Órgano de Administración, o el nombramiento y/o reelección de Auditores, o la retribución a percibir por el Órgano de Administración.

ŸSolicitud de complemento de convocatoria: Si nos hallamos ante una Sociedad Anónima, téngase en consideración que los accionistas que representen al menos el 5% del capital social podrán haber solicitado, dentro de los 5 días siguientes a la publicación de la convocatoria, un complemento a la misma incluyendo más puntos a tratar en la Junta General. Dicho complemento deberá publicarse con 15 días de antelación a la fecha fijada para la Junta. En caso contrario, será causa de nulidad de la reunión.

ŸRespecto al derecho de información que asiste a los Socios: En las S.L todos los socios tienen derecho a solicitar a los administradores (ya sea por escrito antes de la celebración de la Junta o verbalmente durante la misma) la información que consideren oportuna acerca de los asuntos comprendidos en el orden del día. Los administradores estarán obligados a facilitarla salvo que consideren que con dicha difusión pueda perjudicarse el interés social. No obstante lo anterior, no podrán negarse a facilitar la información solicitada cuando la petición provenga de  socios que representen al menos el 25% del capital social. 

En el caso de las S.A los accionistas podrán solicitar a los administradores dicha información o formular por escrito las preguntas que consideren oportunas pero únicamente hasta el 7º día anterior a la fecha prevista para la Junta. Los administradores estarán obligados a facilitar la información por escrito hasta el día de la celebración de la Junta General. A su vez y durante la celebración de la Junta, los accionistas podrán solicitar verbalmente las aclaraciones o informaciones que consideren convenientes de los asuntos comprendidos en el orden del día, estando los administradores obligados a proporcionarla salvo que esa información sea innecesaria para la tutela de los derechos del socio, o existan razones objetivas para considerar que podría utilizarse para fines extrasociales o que su publicidad perjudique a la sociedad o a las sociedades vinculadas. No obstante lo anterior y al igual que en las S.L., los administradores no podrán negarse a facilitar la información solicitada cuando la petición provenga de socios que representen al menos el 25% del capital social. 

ŸPosibilidad de solicitud de presencia Notarial: El Órgano de Administración podrá requerir la presencia de notario voluntariamente cuando lo considere oportuno, y estará obligado a hacerlo siempre que, con al menos 5 días de antelación al previsto para la celebración de la Junta, lo soliciten socios que representen al menos el 1% del capital social en las S.A o el 5% en caso de S.L.

Los honorarios notariales serán a cargo de la Sociedad.

(Esta opción es especialmente recomendable cuando interesa dejar constancia de todo lo que acontece en la Junta, ya sea porque los socios no están bien avenidos, ya porque preveamos que, por los motivos que sean, va a ser una Junta especialmente conflictiva).

ŸDe la Lista de Asistentes y del quórum de asistencia mínimo: Al inicio de la Junta y antes de entrar en el orden del día, el Órgano de Administración formará la lista de los asistentes, debiendo hacer constar expresamente el carácter o representación de cada uno y el número de participaciones o de acciones propias o ajenas con que concurran. Por lo tanto, será imprescindible que el Órgano de Administración compruebe que las representaciones sean válidas, esto es, que se hayan otorgado respetando los requisitos legales y estatutarios fijados al efecto ( Consulte nuestro post ¿Puedo nombrar un representante para asistir a la junat general?)

Una vez confeccionada la lista de asistentes, el Órgano de Administración deberá verificar que existe quórum suficiente para la celebración de la Junta. A diferencia de las Sociedades Limitadas que la Ley no establece un quórum de asistencia mínimo, en las Sociedades Anónimas el quórum de asistencia mínima será del 25% del capital Social en primera convocatoria y cualquiera que sea el capital asistente en segunda convocatoria. (Siempre partiendo de la base que los Estatutos no establezcan un quórum superior, o que se vayan a tratar otros asuntos, además del de la aprobación de las cuentas, para los cuales la ley exija un quórum de constitución reforzado).

ŸMayoría requerida para la aprobación de las cuentas Anuales: En las S.L. los acuerdos sociales se adoptarán por mayoría de los votos válidamente emitidos (es decir, más votos a favor que en contra) siempre que representen, como mínimo, 1/3 del capital social (no se computarán los votos en blanco). En las S.A. los acuerdos sociales se adoptarán por mayoría simple de los votos de los accionistas presentes o representados en la Junta, entendiéndose adoptado un acuerdo cuando obtenga más votos a favor que en contra del capital presente o representado.

Por lo tanto, es importante que el órgano de Administración haga constar expresamente en el Acta los votos a favor, en contra (y posibles abstenciones) válidamente emitidos para la adopción de los diversos acuerdos, así como aquellos comentarios que los socios soliciten expresamente que consten en acta.

ŸTrámites a realizar tras la celebración de la Junta General y aprobación de Cuentas Anuales: En primer lugar, redactar el acta de Junta correspondiente y firmarla por todos los socios asistentes a la reunión, incluyendo el Presidente y Secretario de la misma. Posteriormente, el Órgano de Administración deberá expedir el correspondiente certificado y presentar éste, conjuntamente con el resto de documentación relativa a las cuentas anuales, en el Registro Mercantil, en el plazo máximo de 1 mes desde la celebración de la Junta.  En el supuesto de haberse tratado también otros asuntos diversos al de la aprobación de las cuentas anuales, se les deberá dar a éstos, de manera independiente, el trámite pertinente atendiendo a la naturaleza de los mismos.  

En conclusión, una correcta planificación de la Junta es esencial para asegurarse la válida constitución  y celebración de la misma, así como, en su caso, asegurarse de los acuerdos que en ésta se adopten. Como siempre, en ESTUDI JURÍDIC SÁNCHEZ & ASOCIADOS estamos a su entera disposición para resolver las posibles dudas que puedan surgirles al respecto.   

Estant ja a finals del mes de juny, és molt probable que el proper 30 de juny o abans la majoria de Companyies la data de les quals el tancament del seu exercici social sigui 31 de desembre, tingui previst celebrar la Junta General de Socis i/o Accionistes per aprovar els comptes anuals corresponents a l’exercici 2015, complint d’aquesta manera amb el termini legalment conferit a aquest efecte. En aquest cas, li adjuntem una sèrie de consells/advertiments a tenir en compte per a la correcta celebració de la mateixa:

ŸVerificar que la Junta estigui degudament convocada: Atenent al fet que el termini mínim que ha d’existir entre la data de publicació de l’anunci de convocatòria i la data prevista per a la celebració de la Junta és d’1 mes per a les SocietatsAnònimes i de 15 dies per a les Societats Limitades, és fàcil que a la data del present post aquest anunci de convocatòria estigui ja publicat (o hauria d’estar-ho).Per aquest motiu, no entrarem a detallar els requisits que ha de complir aquesta convocatòria, limitant-nos simplement a recordar-los que, en cas que la convocatòria no compleixi amb els esments i/o requisits legals i estatutaris, la mateixa serà nul·la comportant, així, la nul·litat de la Junta i dels acords adoptats en la mateixa (tret que finalment, la Junta es declari amb caràcter d’Universal estant present el 100% del capital social). També haurem de tenir preparats tots els documents que han de ser sotmesos a la citada aprovació atès que qualsevol soci o accionista està facultat per sol·licitar-los Al seu torn, en les Societats de Responsabilitat Limitada, excepte disposició contrària dels estatuts, el soci o socis que representin almenys el 5% del capital estan també facultats per examinar al domicili social(per si sols o en unió d’expert comptable), els documents que serveixin de suport i d’antecedent dels comptes anuals des de la citada data de convocatòria.

ŸAssumptes a tractar en la Junta: Recordin que només podran tractar-se aquells assumptes degudament inclosos en l’Ordre del Dia de la convocatòria. No obstant això, en el supòsit que la Junta sigui Universal, es podran tractar tots els assumptes que desitgin els socis.

D’aquesta manera i partint de la base que la finalitat de la Junta sigui la d’aprovació dels comptes anuals, els punts fixos a tractar serien: 1) Aprovar els comptes anuals de l’exercici anterior, 2) resolució sobre l’aplicació del resultat i 3) aprovar, en el menester, la gestió de l’Òrgan d’administració durant el citat exercici.

No obstant això, també és freqüent que les Societats aprofitin la celebració de l’esmentada “Junta Ordinària” per tractar altres assumptes com poden ser el nomenament i/o reelecció de membres de l’Òrgan d’Administració, o el nomenament i/o reelecció d’Auditors, o la retribució a percebre per l’ òrgan d’ administració.

ŸSol·licitud de complement de convocatòria: Si ens trobem davant una Societat Anònima, tingui’s en consideració que els accionistes que representin almenys el 5% del capital social podran haber sol·licitat, dins dels 5 dies següents a la publicacióde la convocatòria, un complement a la mateixa incloent més punts a tractar en la Junta General. Aquest complement haurà de publicar-se amb 15 dies d’antelació a la data fixada per laJunta. En cas contrari, serà causa de nul·litat de la reunió.

ŸRespecte al dret d’informació que vas agafar als Socis: En les S.L tots els socis tenen dret a sol·licitar als administradors (ja sigui per escrit abans de la celebració de la Junta o verbalment durant la mateixa) la informació queconsiderin oportuna sobre els assumptes compresos en l’ordre del dia. Els administradors estaran obligats a facilitar-la tret que considerin que amb aquesta difusió pugui perjudicar-se l’interès social. No obstant l’anterior, no podran negar-se a facilitar la informació sol·licitada quan la petició provingui de socis que representin almenys el 25% del capital social.

En el cas de les S.Als accionistes podran sol·licitar als administradors aquesta informació o formular per escrit les preguntes que considerin oportunes però únicament fins alº 7 dia anterior a la data prevista per a la Junta. Els administradors estaran obligats a facilitar la informació per escrit fins al dia de la celebració de la Junta General. Al seu torn i durant la celebració de la Junta, els accionistes podran sol·licitar verbalment lesaclariments o informacions que considerin convenients dels assumptes compresos en l’ordre del dia, estant els administradors obligats a proporcionar-la tret que aquesta informació sigui innecessària per a la tutela dels drets del soci,o existeixin raons objectives per considerar que podria utilitzar-se per a finalitats extrasociales o que la seva publicitat perjudiqui a la societat o a les societats vinculades. No obstant l’anterior i igual que en les S.L., els administradors nopodran negar-se a facilitar la informació sol·licitada quan la petició provingui de socis que representin almenys el 25% del capital social.

ŸPossibilitat de sol·licitud de presència Notarial: L’Òrgan d’Administració podrà requerir la presència de notari voluntàriament quan ho consideri oportú, i estarà obligat a fer-ho sempre que, amb almenys 5 dies d’antelació al previsper a la celebració de la Junta, ho sol·licitin socis que representin almenys el 1% del capital social en les S.A o el 5% en cas de S.L.

Els honoraris notarials seran a càrrec de la Societat.

(Aquesta opció és especialment recomanable quan interessa deixar constància de tot el que esdevé en la Junta, ja sigui perquè els socis no estan ben avinguts, ja perquè preveiem que, pels motius que siguin, va a ser una Junta especialment conflictiva).

ŸDe la Llista d’Assistents i del quòrum d’assistència mínim: A l’inici de la Junta i abans d’entrar en l’ordre del dia, l’Òrgan d’Administració formarà la llista dels assistents, havent de fer constar expressament el caràctero representació de cadascun i el nombre de participacions o d’accions pròpies o alienes amb que concorrin. Per tant, serà imprescindible que l’Òrgan d’Administració comprovi que les representacions siguin vàlides, això és, que s’hagin atorgat respectant els requisits legals i estatutaris fixats a aquest efecte (Consultar nuestro post  ¿Puc nomenar un representant per assistir a la Junta General?)

Una vegada confeccionada la llista d’assistents, l’Òrgan d’Administració haurà de verificar que existeix quòrum suficient per a la celebració de la Junta. A diferència de les Societats Limitades que la Llei no estableix un quòrum d’assistència mínim, en les Societats Anònimes el quòrum d’assistència mínima serà del 25% del capital Social en primera convocatòria i qualsevol que sigui el cabdal assistent en segona convocatòria.(Sempre partint de la base que els Estatuts no estableixin un quòrum superior, o que es vagin a tractar altres assumptes, a més del de l’aprovació dels comptes, pels quals la llei exigeixi un quòrum de constitució reforçat).

ŸMajoria requerida per a l’aprovació dels comptes Anuals: En les S.L. els acords socials s’adoptaran per majoria dels vots vàlidament emesos (és a dir, més vots a favor que en contra) sempre que representin, com a mínim, 1/3 del capital social (no es computaran els vots en blanc). En les S.A. els acords socials s’adoptaran per majoria simple dels vots dels accionistes presents o representats en la Junta, entenent-seadoptat un acord quan obtingui més vots a favor que en contra del capital present o representat.

Per tant, és important que l’òrgan d’Administració faci constar expressament en l’Acta els vots a favor, en contra (i possibles abstencions) vàlidament emesos per a l’adopció dels diversos acords, així com aquellscomentaris que els socis sol·licitin expressament que constin en acta.

ŸTràmits a realitzar després de la celebració de la Junta General i aprovació de Comptes Anuals: En primer lloc, redactar l’acta de Junta corresponent i signar-la per tots els socis assistents a la reunió, incloent el Presidenti Secretari de la mateixa. Posteriorment, l’Òrgan d’Administració haurà d’expedir el corresponent certificat i presentar aquest, conjuntament amb la resta de documentació relativa als comptes anuals, en el Registre Mercantil, en el termini màxim d’1 mes des de la celebració de la Junta. En el supòsit d’haver-se tractat també altres assumptes diversos al de l’aprovació dels comptes anuals, se’ls haurà de donar a aquests, de manera independent, el tràmit pertinent atenent a la naturalesa dels mateixos.

En conclusió, una correcta planificació de la Junta és essencial per assegurar-se la vàlida constitució i celebració de la mateixa, així com, si escau, assegurar-se dels acords que en aquesta s’adoptin. Com sempre, en ESTUDI JURÍDIC SÁNCHEZ & ASOCIADOS estem a la seva sencera disposició per resoldre els possibles dubtes que puguin sorgir-los sobre aquest tema.