Estimado/a cliente/a:

Los acuerdos que la junta de accionistas adopte, así como todas las circunstancias relativas a la reunión deben quedar recogidas en el acta, que se convierte en el documento decisivo a partir del cual se puede conocer lo sucedido y acordado en la reunión de la junta, se elevan a público aquellos acuerdos que así deban recogerse por ser obligatoria su inscripción en el Registro Mercantil, y permite controlar si los acuerdos han sido tomados válidamente. El acta de la junta se convierte así en un documento fundamental y obligatorio en toda sociedad mercantil.

Los arts. 202 y 203 de la Ley de Sociedades de Capital (en adelante, LSC) y los arts. 97 y siguientes del Reglamento del Registro Mercantil (en adelante, RRM) contienen el régimen legal relativo a las actas.

Contenido del acta

En lo que respecta al contenido del acta, que debe extenderse o transcribirse en el libro de actas correspondiente, el art. 97 del RRM enumera las circunstancias que debe recoger, cuya observación es especialmente importante cuando el acta debe ser la base sobre la que se otorga la escritura pública que contiene un acuerdo que debe inscribirse en el Registro Mercantil, tal es el caso de acuerdos relativos a ampliaciones de capital, modificaciones del objeto social, cambio de domicilio, etc.

Así, los acuerdos de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles se deben consignar en acta, que se extenderá o transcribirá en el libro de actas correspondiente, con expresión de las siguientes circunstancias:

1. Fecha y lugar del territorio nacional o del extranjero en que se hubiere celebrado la reunión.

2. Fecha y modo en que se hubiere efectuado la convocatoria, salvo que se trate de Junta o Asamblea universal.

3. Texto íntegro de la convocatoria o, si se tratase de Junta o Asamblea universal, los puntos aceptados como orden del día de la sesión.

4. En caso de Junta o Asamblea, el número de socios concurrentes con derecho a voto, indicando cuántos lo hacen personalmente y cuántos asisten por representación, así como el porcentaje de capital social que unos y otros representan. Si la Junta o Asamblea es universal, se hará constar, a continuación de la fecha y lugar y del orden del día, el nombre de los asistentes, que deberá ir seguido de la firma de cada uno de ellos. En caso de órganos colegiados de administración, se expresará el nombre de los miembros concurrentes, con indicación de los que asisten personalmente y de quienes lo hacen representados por otro miembro.

5. Un resumen de los asuntos debatidos y de las intervenciones de las que se haya solicitado constancia.

6. El contenido de los acuerdos adoptados.

7. En el caso de Junta o Asamblea, la indicación del resultado de las votaciones, expresando las mayorías con que se hubiere adoptado cada uno de los acuerdos.Si se tratase de órganos colegiados de administración, se indicará el número de miembros que ha votado a favor del acuerdo. En ambos casos, y siempre que lo solicite quien haya votado en contra, se hará constar la oposición a los acuerdos adoptados.

8. La aprobación del acta.

Además de estas menciones es importante recordar que la lista de asistentes debe figurar al comienzo del acta o adjuntarse por medio de anexo firmado por el secretario con el Visto Bueno del presidente.

Antes de entrar en el orden del día se formará la lista de los asistentes, expresando el carácter o representación de cada uno y el número de acciones propias o ajenas con que concurran. Al final de la lista se determinará el número de socios/accionistas presentes o representados, así como el importe del capital del que sean titulares, especificando el que corresponde a los accionistas con derecho de voto.

Una vez elaborada el acta debe procederse a su aprobación y firma.

Sociedades unipersonales

Las decisiones del socio único se consignarán en acta, que se extenderá o transcribirá en el Libro de actas correspondiente, con expresión de las circunstancias 1 y 6ª del apartado anterior, así como si la decisión ha sido adoptada personalmente o por medio de representante.

Aprobación del acta

Las actas de Junta o Asamblea se aprobarán en la forma prevista por la Ley o, en su defecto, por la escritura social. A falta de previsión específica, el acta deberá ser aprobada por el propio órgano al final de la reunión.

Las actas del órgano colegiado de administración se aprobarán en la forma prevista en la escritura social. A falta de previsión específica, el acta deberá ser aprobada por el propio órgano al final de la reunión o en la siguiente.

Una vez que conste en el acta su aprobación, será firmada por el Secretario del órgano o de la sesión, con el Visto Bueno de quien hubiera actuado en ella como Presidente.

Cuando la aprobación del acta no tenga lugar al final de la reunión, se consignará en ella la fecha y el sistema de aprobación.

Acta notarial

Los administradores podrán requerir la presencia de notario para que levante acta de la junta general y estarán obligados a hacerlo siempre que, con 5 días de antelación al previsto para la celebración de la junta, lo soliciten socios que representen, al menos, el 1% del capital social en la sociedad anónima o el 5% en la sociedad de responsabilidad limitada. En este caso, los acuerdos sólo serán eficaces si constan en acta notarial.

El acta notarial no se someterá a trámite de aprobación, tendrá la consideración de acta de la junta y los acuerdos que consten en ella podrán ejecutarse a partir de la fecha de su cierre.

Los honorarios notariales serán de cargo de la sociedad.

Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.

Un cordial saludo,

Estimat/a client/a:

Els acords que la junta d’accionistes adopti, així com totes les circumstàncies relatives a la reunió han de quedar recollides en l’acta, que es converteix en el document decisiu  a partir del com es pot conèixer el succeït i acordat en la reunió de la junta, s’eleven a públic aquells acords que així hagin de recollir-se per ser obligatòria la seva inscripció en el Registre Mercantil, i permet controlar si els acords han estat presos vàlidament. L’acta de la junta es converteix així en un document fonamental i obligatori en tota societat mercantil.

Els arts. 202 i 203 de la Llei de Societats  de Capital (d’ara endavant, LSC) i els arts. 97 i següents del Reglament del Registre Mercantil (d’ara endavant, RRM) contenen el règim legal relatiu a les actes.

Contingut de l’acta

Pel que fa al contingut de l’acta, que ha d’estendre’s o transcriure’s en el llibre d’actes corresponent, l’art. 97 del RRM enumera les circumstàncies que ha de recollir, l’observació de les quals és especialment important quan l’acta ha de ser la base sobre la qual s’atorga l’escriptura pública que conté un acord que ha d’inscriure’s en el Registre Mercantil, tal és el cas d’acords relatius a ampliacions de capital, modificacions de l’objecte social, canvi de domicili, etc.

Així, els acords dels òrgans col·legiats de les societats mercantils s’han de consignar en acta, que s’estendrà o transcriurà en el llibre d’actes corresponent, amb expressió de les següents circumstàncies:

1. Data i lloc del territori nacional o de l’estranger en què s’hagués celebrat la reunió.

2. Data i manera en què s’hagués efectuat la convocatòria, tret que es tracti de Junta o Assemblea universal.

3. Text íntegre de la convocatòria o, si es tractés de Junta o Assemblea universal, els punts acceptats com a ordre del dia de la sessió.

4. En cas de Junta o Assemblea, el nombre de socis concurrents amb dret a vot, indicant quants ho fan personalment i quants assisteixen per representació, així com el percentatge de capital social que els uns i els altres representen. Si la Junta o Assemblea és universal, es farà constar, a continuació de la data i lloc i de l’ordre del dia, el nom dels assistents, que haurà d’anar seguit de la signatura de cadascun d’ells.En cas d’òrgans col·legiats d’administració, s’expressarà el nom dels membres concurrents, amb indicació dels quals assisteixen personalment i dels qui ho fan representats per un altre membre.

5. Un resum dels assumptes debatuts i de les intervencions de les quals s’hagi sol·licitat constància.

6. El contingut dels acords adoptats.

7. En el cas de Junta o Assemblea, la indicació del resultat de les votacions, expressant les majories amb que s’hagués adoptat cadascun dels acords.Si es tractés d’òrgans col·legiats d’administració, s’indicarà el nombre de membres que ha votat a favor de l’acord.En tots dos casos, i sempre que ho sol·liciti qui hagi votat en contra, es farà constar l’oposició als acords adoptats.

8. L’aprovació de l’acta.

A més d’aquests esments és important recordar que la llista d’assistents ha de figurar al començament de l’acta o adjuntar-se per mitjà d’annex signat pel secretari amb el Vistiplau del president.

Abans d’entrar en l’ordre del dia es formarà la llista dels assistents, expressant el caràcter o representació de cadascun i el nombre d’accions pròpies o alienes amb que concorrin. Al final de la llista es determinarà el nombre de socis/accionistes presents o representats, així com l’import del capital del que siguin titulars, especificant el que correspon als accionistes amb dret de vot.

Una vegada elaborada l’acta ha de procedir-se a la seva aprovació i signatura.

Societats unipersonals

Les decisions del soci únic es consignaran en acta, que s’estendrà o transcriurà en el Llibre d’actes corresponent, amb expressió de les circumstàncies 1 i 6ª de l’apartat anterior, així com si la decisió ha estat adoptada personalment o per mitjà de representant.

Aprovació de l’acta

Les actes de Junta o Assemblea s’aprovaran en la forma prevista per la Llei o, en defecte d’això, per l’escriptura social. Mancant previsió específica, l’acta haurà de ser aprovada pel propi òrgan al final de la reunió.

Les actes de l’òrgan col·legiat d’administració s’aprovaran en la forma prevista en l’escriptura social. Mancant previsió específica, l’acta haurà de ser aprovada pel propi òrgan al final de la reunió o en la següent.

Una vegada que consti en l’acta la seva aprovació, serà signada pel Secretari de l’òrgan o de la sessió, amb el Vistiplau de qui hagués actuat en ella com a President.

Quan l’aprovació de l’acta no tingui lloc al final de la reunió, es consignarà en ella la data i el sistema d’aprovació.

Acta notarial

Els administradors podran requerir la presència de notari perquè estengui acta de la junta general i estaran obligats a fer-ho sempre que, amb 5 dies d’antelació al previst per a la celebració de la junta, ho sol·licitin socis que representin, almenys, el 1% del capital social en la societat anònima o el 5% en la societat de responsabilitat limitada. En aquest cas, els acords només seran eficaços si consten en acta notarial.

L’acta notarial no se sotmetrà a tràmit d’aprovació, tindrà la consideració d’acta de la junta i els acords que constin en ella podran executar-se a partir de la data del seu tancament.

Els honoraris notarials seran de càrrec de la societat.

Poden posar-se en contacte amb aquest despatx professional per a qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquest tema.

Una cordial salutació,