Las Administraciones públicas han ido progresivamente adaptando sus sistemas para proceder a las notificaciones telemáticas. Primero lo hicieron la Hacienda estatal y la Tesorería General de la Seguridad Social, después las Diputaciones forales y ahora lo están haciendo los ayuntamientos.

Y este es el caso de Ayuntamiento de Barcelona, quien está comunicando a las personas jurídicas, entidades, profesionales colegiados y representantes legales que, a partir del próximo mes de octubre, empezará a sustituir, de manera gradual, las notificaciones en papel por comunicaciones electrónicas.

Todas las personas jurídicas dejarán de recibir las notificaciones en papel, de forma progresiva y a medida que se incorporen los diferentes procesos de notificación del Ayuntamiento de Barcelona.

Estas notificaciones estarán disponibles en la plataforma de notificaciones electrónicas, donde se podrán consultar en cualquier momento desde el teléfono móvil, la tableta o el ordenador. Para poder recibir un aviso cada vez que el Ayuntamiento deposite una notificación es imprescindible que el Ayuntamiento disponga de una dirección de correo electrónica, y, si se quiere, del número de teléfono móvil, que hay que informar previamente.

¿Quién está obligado a utilizar la notificación electrónica?

Desde que se publicó la Ley de Procedimiento Administrativo 39/2015 las Administración públicas están obligadas a utilizar la notificación electrónica como forma habitual de comunicación con:

• las personas jurídicas,
• las entidades sin personalidad jurídica,
• las personas que ejerzan una actividad profesional para la cual se requiera la colegiación obligatoria (para los trámites y actuaciones que lleven a cabo con las administraciones públicas en ejercicio de la actividad profesional mencionada).
• las personas que representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración.

Esto significa que la adhesión a la notificación electrónica por los sujetos anteriores es obligatoria y, por tanto, las comunicaciones realizadas por este sistema tendrán validez legal.

En el caso de las personas físicas la adhesión a la notificación electrónica, de momento, no es obligatoria.

¿La comunicación electrónica obliga a la presentación de documentos vía telemática?

La relación electrónica con las administraciones comprende tanto las notificaciones como la presentación de documentos y solicitudes a través de registro. Así, pues, las solicitudes, recursos y reclamaciones formulados de manera presencial (en papel) no tendrán validez alguna hasta que se presenten telemáticamente.

¿Está obligada la Administración a comunicar siempre por vía electrónica?

Si bien la notificación electrónica pasa a ser la forma habitual de notificación de las actuaciones con la Administración, existen una serie de excepciones en las que la Administración podrá practicar notificaciones por los medios no electrónicos tradicionales, por lo que las notificaciones tradicionales no desaparecerán por completo.

¿Cuándo se entiende notificada una comunicación electrónica?

Las notificaciones electrónicas se entienden legalmente realizadas y surten todos sus efectos una vez transcurridos 10 días naturales desde que se depositan en la plataforma a disposición del administrado, aunque este no las haya abierto. Y, si bien las Administraciones suelen enviar un sms o correo electrónico avisando de que han puesto a disposición del administrado una notificación electrónica, dicho aviso no es preceptivo y puede suceder (y, de hecho, sucede) que se cuelgan notificaciones electrónicas y el administrado no recibe ningún aviso, resultando que dicha notificación se entiende realizada y surte sus efectos transcurridos los 10 días desde su puesta a disposición, sea abierta o no por el contribuyente y se le haya avisado o no previamente.

A efectos prácticos, esto significa que el contribuyente tiene que ir entrando periódicamente (mínimo cada 10 días) en todas y cada una de las plataformas donde puede tener notificaciones y descargarlas, ya que, de no hacerlo así, puede transcurrir el plazo para recurrir el acto administrativo y, una vez firme, ya no hay vuelta atrás. Recordemos que el plazo para recurrir en reposición un acto administrativo es de 1 mes, transcurrido el cual el acto devendrá firme.

Dado que cada administración pública utiliza su propia plataforma para depositar las notificaciones electrónicas y no hay un único portal donde estén todas unificadas, hay que ir accediendo a cada plataforma mínimo cada 10 días, por lo que no es inusual que a los administrados se les escape alguna notificación, teniendo dicho descuido consecuencias fatales. A esto hay que sumar que cada día son más las Administraciones que se suman a las comunicaciones electrónicas, por lo que cada día aumenta la carga burocrática del administrado para gestionar sus comunicaciones con la Administración.

¿Cómo puedo gestionar las notificaciones electrónicas?

Dada la importancia que cada vez más tiene una buena gestión de las notificaciones a fin de darles rápida respuesta para que no caduquen los plazos, con las consecuencias nefastas que ello puede acarrear, son cada vez más los clientes que nos han derivado la gestión de sus notificaciones electrónicas.

Por nuestra actividad, disponemos de un software y tenemos implementada una metodología que nos permite acceder a las notificaciones electrónicas de las principales administraciones públicas, de una forma sencilla y segura, para gestionarlas en plazo, liberando a nuestros clientes de dicha responsabilidad.

Si todavía no gozan de dicho servicio, no duden en informase con nosotros.

Un cordial saludo,