Pese a que por todos sea conocido el cargo y funciones del Administrador de una Sociedad, a veces esta figura puede confundirse con la del “Apoderado”.  Por ejemplo, cuando en el banco me indican que debe firmar una póliza de crédito el “Apoderado” de la Compañía, puede surgirme la siguiente  duda ¿puede firmar la póliza también el Administrador de la Sociedad o sólo el Apoderado? ¿Y si en mi Sociedad no tenemos Apoderados, quién firma la póliza? ¿Y si tenemos varios Apoderados? En definitiva, la pregunta sería ¿es lo mismo ser el Apoderado de una Sociedad que el Administrador de la misma? La respuesta es NO, aunque es cierto que  a veces es fácil que surjan dudas razonables entre ambas figuras. A continuación intentaremos resumir a grandes rasgos las diferencias básicas:

El Órgano de Administración de una Compañía:

¿Qué es el Órgano de Administración de una Sociedad?  Es aquél que representa, administra y dirige la Compañía.

¿Qué actos puede realizar un Administrador? Como norma general puede realizar cualquier acto en nombre de la Sociedad siempre que el mismo que esté comprendido en la actividad de la empresa, si bien para adoptar determinadas decisiones es necesario acuerdo de Junta (por ejemplo, acuerdo de fusión, de ampliación de capital, traslado de domicilio fuera del término municipal, etc).

¿Es necesario que toda Sociedad tenga un Órgano de Administración? Sí, siempre.

¿Por quién está formado el Órgano de Administración? Depende de cada Sociedad: puede estar formado por un Administrador Único, varios Administradores Solidarios, Administradores Mancomunados o bien un Consejo de Administración.   En caso de que se haya optado por un Consejo de Administración, cabe la posibilidad de que se nombre a uno o varios Consejeros Delegados en los cuales se podrá delegar todas  o parte de las facultades que corresponden al Consejo para agilizar el día a día de la Sociedad (excepto aquellas facultades que por Ley son indelegables y que debe realizar el consejo en “pleno”, entre otras, la rendición de cuentas, presentación balances o convocatoria de Junta).

¿Quién nombra al Órgano de Administración? La Junta de Socios o Accionistas. Excepto en algunos supuestos, el nombramiento se debe realizar a través de escritura pública, siendo imprescindible que se inscriba en el Registro Mercantil.

Plazo de nombramiento: Los administradores pueden ser nombrados por un plazo determinado (normalmente el que establezcan los Estatutos de la Sociedad). En caso de Sociedades Anónimas, lo habitual es de 5 o 6 años. En caso de Sociedades de Responsabilidad Limitada, también podrán ser nombrados por plazo indefinido.

Cese de los cargos del Órgano de Administración: Por propia dimisión, por acuerdo de Junta o bien cuando expira el plazo para el que fueron nombrados.

Responsabilidad: El Administrador sólo responderá de las deudas sociales con su patrimonio personal cuando incumpla gravemente con las obligaciones inherentes a su cargo. (Téngase en cuenta que las causas por las que se puede pedir la responsabilidad del Administrador son restringidas, entre otras: por no promover la disolución de la Sociedad ni el concurso de acreedores  concurriendo causa para ello, cuando una sociedad cierra de “facto” sin promover las acciones legales oportunas; cuando la sociedad cambia de domicilio y el Órgano de Administración no realiza la pertinente comunicación al Registro Mercantil, etc).

El Apoderado:

¿Qué es un Apoderado?  Es la persona que está facultada para actuar en nombre y por cuenta de otra.

¿Qué actos puede realizar un Apoderado? El  Apoderado sólo podrá realizar las facultades  que le han sido expresamente otorgadas mediante poder notarial.

De esta manera, en algunas ocasiones, se podrá otorgar un poder para realizar un acto específico (por ejemplo: comprar un bien inmueble), para actuar dentro de un ámbito concreto (por ejemplo: operar con la banca, comprar mercancías o representar a la Sociedad ante la Agencia Tributaria), o  bien otorgar un poder amplio para poder dirigir el día a día de la empresa.

¿Es necesario que toda Sociedad tenga Apoderado? No, puede haber sociedades sin apoderados.

¿Puede tener una Sociedad más de un Apoderado? Sí, todos los que desee.

¿Puede un Apoderado tener más de un poder? Sí, debiendo utilizar en cada caso un poder u otro en función de los actos que deba utilizar.

¿Quién nombra al Apoderado? El Órgano de Administración mediante escritura pública debidamente inscrita en el Registro Mercantil.

Plazo de nombramiento: Como norma general hasta que se revoca expresamente el poder, aunque también pueden darse poderes por un plazo determinado. Dicha revocación debe constar también en escritura pública e inscribirse en el Registro Mercantil.

Responsabilidad: Ninguna, siempre y cuando el Apoderado no se extralimite en el ejercicio de las facultades concedidas en su poder.

¿Quién puede realizar funciones más amplias: un Administrador o un Apoderado? El Administrador, puesto que es éste  quien tiene facultad para realizar todos los actos en nombre de la Sociedad (siempre que estén comprendidos en la actividad de la empresa y salvo que deban ser acordados por Junta), mientras el Apoderado sólo podrá realizar aquellos actos para los que se le haya facultado expresamente en un poder.

Por lo tanto y retomando la pregunta con la que hemos iniciado este post, cuando en la próxima ocasión nos indiquen en el banco que debe firmar la póliza de crédito el “Apoderado” de la Compañía, debemos saber que dicha póliza podrá ser firmada siempre por el Administrador de la Sociedad, mientras que el Apoderado sólo podrá firmarla si éste trámite bancario está previsto en su poder.

Si tienen cualquier duda al respecto, necesitan otorgar algún poder, nombrar administradores, o bien cerciorarse que su patrimonio personal está debidamente protegido en caso de ser Administrador o Apoderado de una Sociedad, como siempre en Estudi Jurídic Sánchez & De Canals estaremos encantados de ayudarles.

Publicado por Anna Vázquez

Malgrat que per tots sigui conegut el càrrec i funcions de l’Administrador d’una Societat, de vegades aquesta figura pot confondre’s amb la de “l’Apoderat”. Per exemple, quan en el banc m’indiquen que ha de signar una pòlissa de crèdit l’Apoderat de la companyia, pot sorgir-me el següent dubte, por signar la pòlissa també l’Administrador de la Societat o només l’Apoderat? I si en la meva Societat no tenim Apoderats, qui signa la pòlissa? I si tenim diversos Apoderats? En definitiva, la pregunta seria és el mateix ser l’Apoderat d’una Societat que l’Administrador de la mateixa? La resposta és NO, encara que és cert que de vegades és fàcil que sorgeixin dubtes raonables entre ambdues figures. A continuació intentarem resumir a grans trets les diferències bàsiques:

L’Òrgan d’Administració d’una Companyia:

Què és l’Òrgan d’Administració d’una Societat? És aquell que representa, administra i dirigeix la Companyia.

Quins actes pot realitzar un Administrador? Com norma general pot realitzar qualsevol acte en nom de la Societat sempre que el mateix que estigui comprès en l’activitat de l’empresa, si bé per adoptar determinades decisions és necessari acord de Junta ( per exemple, acord de fusió, d’ampliació de capital, trasllat de domicili fora del terme municipal, etc.).

És necessari que tota Societat tingui un Òrgan d’Administració? Sí, sempre.

Per qui està format l’Òrgan d’Administració? Depèn de cada Societat: pot estar format per un Administrador Únic, diversos Administrador Solidaris, Administradors Mancomunats o bé un Consell d’Administració. En cas que s’hagi optat per un Consell d’Administració, cap la possibilitat que es nomeni a un o diversos Consellers Delegats en els quals es podrà delegar totes o part de les facultats que corresponen al Consell per agilitar el dia a dia de la Societat (excepte aquelles facultats que per Llei no es poden delegar i que ha de realitzar el consell en “ple”, entre unes altres, la rendició de comptes, presentació balanços o convocatòria de Junta).

Qui nomena a l’Òrgan d’Administració? La Junta de Socis o Accionistes. Excepte en alguns supòsits, el nomenament s’ha de realitzar a través d’escriptura pública, sent imprescindible que s’inscrigui en el Registre Mercantil.

Termini de nomenament: Els administradors poden ser nomenats per un termini determinat (normalment el qual estableixin els Estatuts de la Societat). En cas de Societats Anònimes, l’habitual és de 5 o 6 anys. En cas de Societats de Responsabilitat limitada, també podran ser nomenats per termini indefinit.

Cessament dels càrrecs de l’Òrgan d’Administració: Per pròpia dimissió, per acord de Junta o bé quan expira el termini per al qual van ser nomenats.

Responsabilitat: L’Administrador només respondrà dels deutes socials amb el seu patrimoni personal quan incompleixi greument amb les obligacions inherents al seu càrrec. (Tingui’s en compte que les causes per les quals es pot demanar la responsabilitat de l’Administrador són restringides, entre unes altres: per no promoure la dissolució de la Societat ni el concurs de creditors concorrent causa per això, quan una societat tanca de “facto” sense promoure les accions legals oportunes; quan la societat canvia de domicili i l’Òrgan d’Administració no realitza la pertinent comunicació al Registre Mercantil, etc.)

L’Apoderat

Què és un Apoderat? És la persona que està facultada per actuar en nom i per compte d’una altra.

Quins aspectes pot realitzar un Apoderat? L’Apoderat només podrà realitzar les facultats que li han estat expressament atorgades mitjançant poder notarial.

D’aquesta manera, en algunes ocasions, es podrà atorgar un poder per a realitzar un acte específic (per exemple: comprar un bé immoble), per a actuar dintre d’un àmbit concret (per exemple: operar amb la banca, comprar mercaderies o representar a la Societat davant l’Agència Tributària), o bé atorgar un poder ampli per a poder dirigir el dia a dia de l’empresa.

És necessari que tota Societat tingui Apoderat? No, pot haver societats sense apoderats.

Pot tenir una Societat més d’un Apoderat? Sí, tots els quals desitgi.

Pot un Apoderat tenir més d’un poder? Sí, havent d’utilitzar en cada cas un poder o altre en funció dels actes que hagi d’utilitzar.

Qui nomena l’Apoderat? L’Òrgan d’ Administració mitjançant escriptura pública degudament inscrita en el Registre Mercantil.

Termini de nomenament: Com norma general fins que es revoca expressament el poder, encara que també poden donar-se per un termini determinat. Aquesta revocació ha de constar també en escriptura pública i inscriure’s en el Registre Mercantil.

Responsabilitat: Cap, sempre que l’Apoderat no s’extralimiti en l’exercici de les facultats concedides en el seu poder.

Qui pot realitzar funcions més àmplies: un Administrador o un Apoderat? L’Administrador, ja que és aquest qui té facultat per a realitzar tots els actes en nom de la Societat (sempre que estiguin compresos en l’activitat de l’empresa i tret que hagin de ser acordats per Junta), mentre l’Apoderat només podrà realitzar aquells actes per als quals se li hagi facultat expressament en un poder.

Per tant i reprenent la pregunta amb la qual hem iniciat aquest post, quan a la pròxima ocasió ens indiquin en el banc que ha de signar la pòlissa de crèdit “l’Apoderat” de la Companyia, hem de saber que aquesta pòlissa podrà ser signada sempre per l’Administrador de la Societat, mentre que l’Apoderat només podrà signar-la si aquest tràmit bancari està previst en el seu poder.

Si tenen qualsevol dubte referent a això, necessiten atorgar algun poder, nomenar administradors, o bé cerciorar-se que el seu patrimoni personal està degudament protegit en cas de ser Administrador o Apoderat d’una Societat, com sempre en estudi Jurídic Sánchez & De Canals estarem encantats d’ajudar-los.

Publicat per Anna Vázquez

Despite the fact that the position and duties of the ‘administrador’ (director) of a company are known to everyone, this figure may at times be confused with that of the ‘apoderado’ (legal representative). For example, when at the bank they tell me that the company’s ‘apoderado’ must sign a loan agreement, the following questions may occur to me: Can a director of the company sign the agreement or only its legal representative? And if my company does not have legal representatives, who should sign the agreement? And what if we have various legal representatives? In short, the question would be: Is being a company’s legal representative the same as being a director of that company? The answer is NO, although it is true that at times a degree of confusion between the two figures can easily arise. Below we try to summarise the basic differences in broad terms:

A company’s administrative body:

What is a company’s administrative body?  The body that represents, administrates and runs the company.

What transactions can a director carry out? As a general rule, they can carry out any transaction in the company’s name, provided that it forms part of the company’s business, although the board’s agreement may be necessary to adopt certain decisions (for example, merger or capital increase agreements, relocation of the registered office outside the municipal district, etc.)

Does every company have to have an administrative body? Yes, always.

Who makes up the administrative body? It depends on the company: it may be a sole director, various ‘administradores solidarios’ (joint and several directors, with authority to represent the company acting alone), ‘administradores mancomunados’ (joint directors, with authority to represent the company acting jointly with other directors) or a board of directors. In the case of a board of directors, it is possible for one or various chief executive officers to be appointed to whom all or part of the board’s powers may be delegated to streamline the day-to-day running of the company (except for those powers that by law may not be delegated and must be exercised by the board as a whole, among them accountability, presenting accounts and calling general meetings).

Who appoints the administrative body? The shareholders’ meeting.  Except under certain circumstances, the appointment must be carried out by means of a notarial instrument and must be entered in the Commercial Register.

Term of appointment: Directors may be appointed for a specific term (normally established by the company’s articles of association). In the case of ‘sociedades anónimas’ (corporations), it is usually 5 or 6 years. In the case of ‘sociedades de responsabilidad limitada’ (limited liability companies), they may also be appointed for an indefinite term.

Removal from the administrative body: By resignation, by agreement of the board or when the term for which they were appointed ends.

Liability:  A director is only liable for the company’s debts with their personal assets where they have committed a serious breach of the obligations attached to their post. (Bear in mind that the grounds for requesting liability on the part of a director are limited and include: not promoting the dissolution of the company or filing for insolvency proceedings, where a company folds de facto, without starting the appropriate legal proceedings; where the company changes its registered office and the administrative body does not inform the Commercial Register in the appropriate manner, etc.)

The ‘apoderado’:

What is an ‘apoderado’?  Someone authorised to act in the name and on behalf of another person – a legal representative.

What transactions can an ‘apoderado’ (legal representative) carry out? A legal representative may only exercise the powers that they have been expressly granted by power of attorney.

So, in some cases, power of attorney may be granted to carry out a specific transaction (for example, purchasing a property), to act in a specific field (for example, dealing with banks, purchasing goods or representing the company with the tax office), or a more general power may be granted to be able to manage the day-to-day business of the company.

Does every company have to have a legal representative? No, there may be companies without legal representatives.

Can a company have more than one legal representative? Yes, as many as it wishes.

Can a legal representative have more than one power? Yes, but in each case they must use one or other power according to the transactions that they have to carry out.

Who appoints the legal representative? The administrative body by means of a notarial instrument duly entered in the Commercial Register.

Term of appointment: As a general rule, until the power of attorney is expressly revoked, although powers can also be granted for a specific term. The revocation must also be recorded in a notarial instrument and entered in the Commercial Register.

Liability: None, provided that the legal representative does not exceed their authority in exercising the powers granted by power of attorney.  

Which can carry out more extensive duties: a director or a legal representative? A director, as they are authorised to carry out all transactions in the name of the company (provided that they form part of the company’s business and unless they need to be agreed by the board), while a legal representative can only carry out those transactions for which they have been expressly authorised.  

So, taking up once again the question with which began this post, the next time they tell us at the bank that the company’s ‘apoderado’ must sign the loan agreement, we should know that the agreement may always be signed by a company director, while a legal representative may only sign it if that banking procedure is included in their power of attorney.

If you have any questions regarding the matter, need to grant a power of attorney, appoint directors or ensure that your personal assets are duly protected in the event of being a company director or legal representative, as always, at Estudi Jurídic Sánchez & De Canals, we would be delighted to help you.

Published by Anna Vázquez